Het protocol, patiënteninformatie, cv's en overige documenten die in het studie management systeem Research Manager zijn ingediend worden getoetst door de adviseur wetenschap. Het contract wordt beoordeeld door een jurist. De verschillende stappen uit deze procedure worden zoveel mogelijk parallel aan elkaar in gang gezet. Het wetenschapsbureau coördineert en ondersteunt deze procedure.
De doorlooptijd om goedkeuring van de Raad van Bestuur te verkrijgen wordt zo kort mogelijk gehouden. Voor een compleet ingediend dossier moet rekening gehouden worden met ongeveer 3-4 weken, voordat de ondertekende goedkeuringsbrief ontvangen is. In vakantieperiodes kan dit langer zijn.
Voor gesponsord onderzoek geldt een tarief van €1000,- ex BTW voor de controleprocedure. Dit bedrag wordt jaarlijks met terugwerkende kracht gefactureerd door het wetenschapsbureau bij de afdeling waar het onderzoek voor is beoordeeld. Voor onderzoek dat gefinancierd wordt uit tweede geldstroom waaronder ZonMw, KWF etc. is dit niet van toepassing.
